Checklisten Immobilien-verkauf für alle Verkaufs-phasen

Beim Verkauf einer Immobilie brauchen Sie eine ganze Reihe von Unterlagen – nicht nur für den Käufer, sondern auch für den Notar, die Bank und ggf. das Finanzamt. Gut vorbereitet bedeutet schnellerer Abschluss und Zufriedenheit.

Liste der wichtigsten Unterlagen nach Immobilientyp:

🏠 Allgemeine Unterlagen für alle Immobilientypen

• Grundbuchauszug (nicht älter als 3 Monate)

• Flurkarte / Liegenschaftskarte

• Baupläne, Grundrisse und Schnitte (möglichst im Maßstab)

• Wohnflächenberechnung

• Energieausweis (Verbrauchs- oder Bedarfsausweis)

• Bauakte / Baubeschreibung (besonders bei Neubauten)

• Gebäudeversicherungsnachweis

• Nachweis über durchgeführte Modernisierungen / Sanierungen

• Fotos oder Visualisierungen (für die Vermarktung)

• Mietverträge (falls vermietet)

🏘️ Zusätzlich bei Eigentumswohnungen

• Teilungserklärung mit Gemeinschaftsordnung

• Protokolle der letzten drei Eigentümerversammlungen

• Wirtschaftspläne & Jahresabrechnungen (i. d. R. letzte 3 Jahre)

• Nachweis über Rücklagenhöhe (Verwaltungsschreiben)

• Verwaltervertrag & Kontaktdaten der Hausverwaltung

🏡 Zusätzlich bei Häusern

• Baugenehmigung & Bauabnahmeprotokolle

• Grundsteuerbescheid

• Schornsteinfegerprotokolle (Feuerstättenbescheid)

• Nachweise zu Heizung, Öltanks oder Photovoltaik (z. B. Wartungsberichte)

🏢 Bei vermieteten Objekten (Mehrfamilienhäuser, Kapitalanlagen)

• Mietverträge & Nebenkostenabrechnungen der letzten 3 Jahre

• Mietaufstellung (inkl. Kalt-/Warmmiete, Kaution, Mieterstatus)

• Nachweise zur Mietsicherheit (Kautionskonten)

• Hausgeldabrechnungen (bei WEG-Objekten)

• Verwalterverträge oder Mietverwaltungsverträge

• Belege zu Instandhaltungsmaßnahmen und -rücklagen

📄 Optional

• Energieberatungsberichte / Sanierungsfahrplan

• Altlasten- oder Denkmalschutzinformationen

• Erbbaurechtsvertrag (falls relevant)

• Exposé oder Verkaufsunterlagen früherer Transaktionen

• Immobilienbewertung / Marktwertgutachten

👉 Tipp:
Als Immobilienberater unterstütze ich Sie gerne dabei, fehlende Unterlagen zu beschaffen oder professionell aufzubereiten – vor allem dann, wenn Sie privat verkaufen möchten. Je vollständiger die Unterlagen, desto reibungsloser der Verkauf.

Auch nach dem Verkauf Ihrer Immobilie empfiehlt es sich, bestimmte Unterlagen gut aufzubewahren – vor allem aus steuerlichen Gründen und zur eigenen Absicherung. Folgende Dokumente sollten Sie in jedem Fall behalten:

📁 Wichtige Unterlagen nach dem Verkauf:

• Notarvertrag (Kaufvertrag)
  → als Nachweis über die Eigentumsübertragung und für steuerliche Zwecke

• Übergabeprotokoll
  → dokumentiert Zustand, Zählerstände und übergebene Schlüssel zum Zeitpunkt der Übergabe

• Schriftverkehr mit dem Käufer
  → z. B. E-Mails, Vereinbarungen, Sonderabsprachen

• Zahlungsnachweise / Kontoauszug über Kaufpreiszahlung
  → wichtig als Nachweis bei eventuellen Rückfragen des Finanzamts

• Rechnungen und Nachweise über Modernisierungen oder Reparaturen
  → insbesondere dann, wenn diese innerhalb der letzten 10 Jahre vor dem Verkauf erfolgt sind (wichtig bei möglicher Spekulationssteuer)

• Bescheinigungen des Notars (z. B. Auflassungsvormerkung, Eigentumsumschreibung)

• Grundsteuerbescheide und Betriebskostenabrechnungen des Verkaufsjahres
  → um anteilige Zahlungen und Abrechnungen sauber nachvollziehen zu können

📆 Wie lange sollten Sie die Unterlagen aufbewahren?

• Mindestens 10 Jahre, wenn Sie aus steuerlicher Sicht zur Dokumentation verpflichtet sind (z. B. bei Vermietung oder Spekulationsgewinn)

• Mindestens 2–3 Jahre für allgemeine Nachweispflichten (z. B. Gewährleistungsfragen, Versicherungen)

• Länger, wenn individuelle Vereinbarungen mit dem Käufer getroffen wurden oder Streitpotenzial besteht

💡 Tipp:
Wenn Sie unsicher sind, ob für Ihren Verkauf steuerliche Fristen oder besondere Regelungen gelten (z. B. Spekulationssteuer), sprechen Sie mit einem Steuerberater. Gern stelle ich Ihnen bei Bedarf den Kontakt zu einem Netzwerkpartner her.

Die wohl ehrlichste Antwort gleich vorweg:
👉 Der teuerste Fehler beim Hausverkauf ist anfänglich eine falsche oder unrealistische Preisstrategie.

Aber auch der rechtliche Aspekt kann sehr teuer werden.

Warum?

Bei Immobilien geht es häufig um viel Geld und da ist bekanntlich die Freundschaft zu Ende. Heißt: Käufer bezahlen viel Geld zum Erwerb einer Immobilie und haben ein anderes Verständnis von Wert, als der ehemalige Eigentümer. Nicht selten entsteht Streit. Und am Ende kann so ein Streit teuer werden. 

Privatverkäufer haften für ihren Verkauf genauso wie Immobilienmakler/Immobilienberater. Der Unterschied ist, dass Makler und Berater ausgebildet sind, in dem was sie tun und wie sie es umsetzen. Und falls es doch ausnahmsweise zum Streit kommt, ist der Profi versichert. Privatverkäufer hingegen eher nicht.

💸 Warum kann die Preisstrategie ein teurer Fehler sein?

Ein zu hoher oder unpassend gewählter Angebotspreis kann gravierende Folgen haben:

• Lange Verkaufsdauer:
  Interessenten springen ab, die Immobilie „verbrennt“ am Markt – was oft zu Preisdruck und Nachverhandlungen führt.

• Preisabschläge statt Verhandlungsspielraum:
  Wer zu hoch einsteigt, muss später oft deutlicher nachlassen als nötig.

• Verlust von Vertrauen:
  Immobilienportale zeigen, wie lange ein Objekt online ist. Steht es zu lange, sinkt automatisch die Attraktivität – Käufer vermuten Mängel oder einen „Problemfall“.

• Finanzierung platzt:
  Banken finanzieren nur den realistischen Marktwert. Wenn der Preis nicht passt, scheitert die Finanzierung – und damit oft der Verkauf.

🎯 Was wäre besser?

Setzen Sie auf eine realistische, gut begründete Preisfindung – gestützt auf Marktkenntnis, regionale Vergleichswerte und eine objektive Bewertung. So schaffen Sie Vertrauen und verkaufen zum besten Preis – nicht zum höchsten Wunschpreis, sondern zum optimalen Marktwert.

💬 Mein Tipp:

1. Ein Erstgespräch mit einem  Immobilienberater (mir) oder Immobilienmakler, ist sehr zu empfehlen, kann Klarheit bringen und ist bei mir kostenlos.

2. Wer den Preis zu hoch ansetzt, verkauft am Ende nicht teurer, sondern langsamer und oft günstiger.

Deshalb unterstütze ich Eigentümer mit einer fundierten Marktwertanalyse und einer klaren Preisstrategie – inkl. Vergleichsdaten aus Ihrer Region, Käuferzielgruppen und den richtigen Argumenten für die Preisverhandlung. Und zusätzlich berate ich Sie im Erstgespräch und beantworte Ihre Fragen.

Checklisten sind für Immobilienberater im Immobilienvertrieb echte Multitools! Ich setze sie in verschiedenen Phasen ein – intern zur Qualitätssicherung, extern zur Kundenbindung.

Hier die häufigsten Einsatzmöglichkeiten:

✅ Zur strukturierten Arbeitsweise (damit nichts vergessen wird)

• Objektaufnahme (z. B. Unterlagen, Fotos, Besonderheiten)

• Verkaufsprozess (z. B. Preisfindung, Inserate, Besichtigungen)

• Käuferprüfung (z. B. Bonität, Finanzierungsbestätigung)

• Notar/Kaufvertrag Vorbereitung

• Übergabe/After-Sales (z. B. Zählerstände, Schlüssel, Protokoll)

• Maklerbuch/Dokumentationspflicht

➡️ Das sorgt für einen reibungslosen und lückenlosen Ablauf und hilft auch bei der Transparenz gegenüber dem Kunden.